Архівний відділ є структурним підрозділом Шполянської райдержадміністрації. .Основні його функції, це зберігання та використання документів які мають історичну, культурну цінність та практичне значення. Фондоутворювачами архівного відділу є управління та відділи райдержадміністрації, районна, міська, сільські ради, школи, лікарня, суд, нотаріальна контора (загалом 56 установ). Фонди налічують 10560 справ.Найчастіше до архівного відділу звертаються люди про підтвердження подій, відомостей, майнових питань.
Останнім часом багато громадян звернулось про підтвердження надання їм земельної ділянки.
На території Шполянського району також діє Трудовий архів в якому зберігаються документи ліквідованих колгоспів, підприємств, установ, приватних підприємств (всього 61 установа та 11200 одиниць зберігання).
В трудовий архів звертаються громадяни про підтвердження трудового стажу та заробітної плати для призначення пенсії.
За 2009 рік виконано понад 1,5 тис. запитів від громадян. Документи про зарплату та трудовий стаж повинні зберігатися 75 років.
Ось що сказала з нагоди професійного свята працівників архівних установ жителька Шполи Мирослава Соколовська: «Хочеться всім розповісти про роботу Шполянського районного Трудового архіву. Тут працюють справді досвідчені люди. В цьому я змогла переконатися коли сама відвідала цю установу. Мені потрібно було отримати довідку про стаж роботи в селі Кримки (колгоспі ім.17 партз'їзду) для оформлення пенсії. Власні документи я втратила при переїзді, а від колгоспу вже нічого не залишилось, навіть цеглу розібрали, тому зовсім й не сподівалась що візит до архіву виявиться вдалим, оскільки я не пам'ятала точну дату роботи в колгоспі.
Але, завідувачка архіву Людмила Грімова, уважно вислухавши моє прохання й з'ясувавши місце роботи та займану посаду, моє дівоче прізвище, допомогла оформити заяву та повідомила, що довідка буде готова за два тижні. Коли я відвідала архів знову я отримала від Ольги Високолян документ про свій стаж роботи, що дозволило мені швидко оформити пенсію. Хочу подякувати скромними працівникам районного архіву за якісну та своєчасну роботу й привітати з професійним святом, та побажати успіхів і наснаги».
